Selbstmanagement
  1. Egal, wie Sie sich organisieren (mit Hängeregistern oder mit einem Pultordner), arbeiten Sie mit Inhaltsverzeichnis. Die Liste wird dadurch zur To-do-Liste, mit der Sie ständig Ihre Aufgaben im Überblick haben.
  2. Wenn Sie ganze Tage außer Haus oder im Urlaub sind, dann kennzeichnen Sie diese im Jahreskalender mit Symbolen (z. B. Tage außer Haus mit einem Kasten um den Tag, mögliche Besuchstermine bei Kunden mit unterschiedlichen Symbolen wie Kreisen, Kreuzen, … Das erleichtert die Übersicht bei Terminvereinbarungen.
  3. Geben Sie jeden Tag einem Projekt die Priorität durch die Frage: Wenn ich heute nur eine Sache erledigen könnte, wäre das …? Beginnen Sie morgens sofort mit dieser Aufgabe. Störungen werden kommen. Versuchen Sie aber dieses eine Projekt zu erledigen. Durch dieses Vorgehen ist sichergestellt, dass Ihre wichtigen Projekte (A-Prioritäten) nicht zu Gunsten der dringenden Projekte (B- und C-Prioritäten) in Vergessenheit geraten.
  4. Wenn Sie Texte lesen, dann immer mit einem Stift in der Hand. Unterstreichen Sie wichtige Passagen, schreiben Sie sich Schlussfolgerungen an den Rand, … Das erleichtert beim späteren Nachlesen die Aufnahme der wichtigen Aspekte.
  5. Arbeiten Sie mit einer Tages- oder Wochenplanung. Dazu genügt es nicht, sich in den Kalender Termine einzutragen. Sie müssen zusätzlich Projekten Prioritäten zuordnen, den Tag durch die Einteilung in Zeitblöcke günstig nutzen und die Arbeit an Ihren persönlichen Zielen in Ihrer Zeitplanung berücksichtigen.
  6. Benutzen Sie ein Zeitplanbuch oder ein elektronisches Planungssystem, das Sie konsequent bei der Arbeit hält.
  1. Konzentrieren Sie sich jeweils nur auf eine Sache. Beginnen Sie eine neue Tätigkeit erst dann, wenn Sie die alte Aufgabe komplett erledigt haben. Dazu gehört auch, dass Sie die Unterlagen der abgeschlossenen Aufgabe aufgeräumt haben. Werden Sie zwischendurch z. B. durch das Telefon gestört, dann entscheiden Sie hinterher, ob Sie die durch das Telefonat neu entstandene Aufgabe sofort erledigen oder die Aufgabe in einem Wiedervorlagesystem ablegen. Auf keinen Fall sollten Sie sie einfach zur Seite schieben, weil sonst durch wiederholte Störungen dieser Art störende Stapel auf Ihrem Tisch entstehen.
  2. Wenn Sie den Posteingang bearbeiten, dann machen Sie es sich zur Gewohnheit, Aufgaben, deren Erledigung nicht länger als 5 Minuten dauert, sofort zu erledigen. Wenn Dinge länger brauchen, dann terminieren Sie die Aufgabe und räumen die Unterlagen weg.
  3. Arbeiten Sie wo immer möglich mit Checklisten. Diese helfen Ihnen dabei, Dinge vollständig zu erledigen, damit nichts vergessen wird. Checklisten sind auch immer sinnvoll, wenn Sie Aufgaben delegieren möchten. Zu Beginn ist es nicht wichtig, wie fehlerhaft und unvollständig Ihre Checklisten sind. Wichtig ist nur, dass Sie sich immer nach Gebrauch der Checkliste fragen, ob Sie etwas vergessen haben oder zusätzlich in die Liste aufnehmen möchten. Vervollständigen Sie Ihre Checkliste um diese Punkte. Das ist kein großer Aufwand und Sie haben ganz einfach einen ständigen Optimierungsprozess eingeleitet.

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