Prozesse

Viele Unternehmer und Selbständige haben keinerlei Unternehmens-handbuch. Dabei kann es eine große Hilfe dabei sein, seine Ziele zu definieren und den Weg dahin zu überwachen.

Im folgenden Beitrag möchte ich Ihnen vorstellen, was ein Unternehmenshandbuch ist, warum man sich eines zulegen und welche Themen man darin behandeln sollte.

Was ist ein Unternehmenshandbuch?

In nahezu allen großen Unternehmen gibt es ein Organisations-handbuch. Es ist in der Regel ein Textdokument bzw. es sind Seiten im firmeneigenen Intranet und für die Mitarbeiter zugängig.

In diesem findet man

  • Vision, Mission und Strategie des Unternehmens
  • Unternehmens- und Verhaltensleitlinien
  • Gesellschaftlichen und institutionellen Rahmen
  • Organigramm(also wie das Unternehmen in Bereiche und Abteilungen organisiert ist)
  • Geschäftsanweisungen
  • Arbeitsanweisungen
  • Betriebsvereinbarungen
  • Geschäftsprozesse

und vieles mehr.

Je kleiner die Unternehmen werden, desto weniger findet man ein Organisationshandbuch. Das ist auch ganz verständlich und nachvollziehbar, sind doch viele Elemente eines klassischen Organisationshandbuches nur bedingt für kleine Unternehmen anwendbar. Wer braucht schon als Selbständiger ohne Mitarbeiter ein Organigramm? Sich hier die Mühe zu machen, erscheint doch als reichlich falsch investierte Zeit. Und Zeit ist für alle Selbständigen sein sehr knappes und damit besonders wertvolles Gut.

Braucht man als Selbständiger ohne Mitarbeiter ein Unternehmens-handbuch?

So muss das Unternehmenshandbuch ja nicht gestaltet sein…

Diese Frage kann man mit Ja und Nein beantworten. Warum ich dennoch in einer abgespeckten Version eines Organisationshandbuches einen deutlichen Mehrwert sehe, möchte ich im Folgenden erläutern.

Zunächst möchte ich gerne den Begriff „Organisationshandbuch“ durch „Unternehmenshandbuch“ ersetzen. Kleine Unternehmen bis ca. 10 MA brauchen definitiv kein Organisationshandbuch im Stile eines großen DAX-Konzerns.

In diesem Unternehmen ist der Inhaber in der Regel präsent und arbeitet in vielen Fällen auch noch selbst mit, man kann daher auch fragen, wenn etwas unklar ist.

Aber in einem Unternehmenshandbuch kann man dennoch bestimmte Dinge dauerhaft regeln und sich selbst als Inhaber von Routine-Fragen entlasten. Als Unternehmer gewinnt man nach einer Zeitinvestition in die Erstellung des Unternehmenshandbuches wieder Zeit in Form von Entlastung – die Investition erwirtschaftet also Zinsen.

Damit kann ich die Frage, ob ein kleines Unternehmen ein klassisches Organisationshandbuch braucht, um erfolgreich zu sein, mit einem eindeutigen Nein beantworten.

Ein nicht zu unterschätzender Vorteil eines Unternehmenshandbuchs ist es, dass niedergeschriebenes nachlesbar und damit beweisbar wird. Man entgeht dem Risiko, in seinen Gedanken bestimmte Dinge zu verklären und nicht ganz so ernst zu nehmen, wie sie anfangs gedacht waren. Dieses Risiko besteht insbesondere bei Selbständigen ohne Mitarbeiter. Ziele, unternehmerische Vision, Messpunkte etc. werden sehr schnell aufgeweicht, wenn man sie nicht niederschreibt. Wenn man diese wichtigen Ergebnisse strategischer Arbeit sowieso aufschreiben will, warum sollte man dann nicht alle grundsätzlichen Dinge in einem strukturierten Dokument zusammenfassen und nennt dieses Unternehmenshandbuch? Um nichts anderes geht es ja.

In einem Unternehmenshandbuch werden grundlegende Dinge (die sich nicht wöchentlich oder gar täglich ändern) aufgeschrieben, zusammengefasst und für sich selbst bzw. für die Mitarbeiter zugängig gemacht.

Ein Unternehmenshandbuch bewahrt einen als Chef auch vor Einzelfallgerechtigkeit. Wenn man festlegt, welche Personengruppe was darf (Stichwort: Wertgrenzen), muss man im Nachgang nicht ermitteln, ob jemand seine Kompetenzen überschritten hat.

In einem Unternehmenshandbuch kann man auch seine betrieblichen Abläufe dokumentieren. Damit hat man alle wichtigen Informationen beisammen, man erspart sich eine Zettelwirtschaft und kann das Unternehmenshandbuch gleich zur zielgerichteten Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwenden.

Der Vorteil der Dokumentation und damit der Überprüfbarkeit gegen sich selbst (als Chef oder Einzelunternehmer) bzw. gegen seine Mitarbeiter rechtfertigen, meiner Ansicht nach, den Aufwand der Erstellung bei weitem.

Welche Themen sollte man in ein Unternehmenshandbuch aufnehmen?

Aus unserer Erfahrung heraus sollte ein Unternehmenshandbuch folgende Themen enthalten, wobei manche Themen je nach Größe des Unternehmens nur angerissen werden und andere ausführlicher behandelt werden sollten:

  • Unternehmerisches Leitbild, bestehend aus Vision, Mission und Kernwerten
  • Kundengruppe, Kundenwünsche und Personen, die das verkörpern
  • Produkte, die die Kundenprobleme lösen
  • Organisationsstruktur (wenn Unternehmen mehrere Mitarbeiter hat, sonst entfällt der Punkt)
  • Geschäftsprozesse und Qualitätssicherung
  • Beschwerdemanagement
  • Risikomanagement
  • Wettbewerber und Markt
  • Personal mit Stellenbeschreibungen und Vergütungsmodell (sofern Mitarbeiter vorhanden

Wie kann ein Unternehmenshandbuch ausgestaltet sein?

Hier gibt es kaum Vorgaben. Man kann es als einfaches Textdokument verfassen (z.B. mit einem gängigen Textverarbeitungsprogramm), man kann es (sofern vorhanden) als Intranetseiten gestalten etc.

Bewährt haben sich in jedem Fall ein Inhaltsverzeichnis, eine Tabelle, wer welche Passagen geändert hat mit Änderungs-Stand, eine Festlegung, wer für die Aktualisierung zuständig ist und eine Aufnahme von Bildern, wo es möglich und sinnvoll ist. Bilder helfen den Mitarbeitern beim Lesen und Verstehen der Inhalte, gerade im Handwerk sind Bilder, wie etwas gemacht wird, oft verständlicher als seitenlange Texte.

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